Datenschutzerklärung der Admination UG (haftungsbeschränkt)

Stand: 22. Oktober 2026

Datenschutzerklärung nach der DSGVO

Rechtslage: Offizieller Text der Verordnung: EUR-Lex 32016R0679

Grundsätze der Verarbeitung (Art. 5 DSGVO)

Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c): Auf dieser Website erheben wir personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung der Seite (Server-Zugriffsdaten) oder die von Ihnen angefragte Terminbuchung erforderlich ist. Es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 DSGVO erhoben.

Integrität und Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. f): Sämtliche Datenübertragungen erfolgen transportverschlüsselt (TLS). Bei unseren Dienstleistern gespeicherte Daten werden standardmäßig verschlüsselt abgelegt („Data at Rest“, AES-256).

Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e): Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es der jeweilige Verarbeitungszweck erfordert (siehe Abschnitt Aufbewahrungsfristen).

Rechtmäßigkeit und Einwilligung (Art. 6 & 7 DSGVO)

Vertragliche und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b): Daten, die Sie bei der Terminbuchung angeben (Name, E-Mail-Adresse, Terminwunsch), verarbeiten wir zur Durchführung des Beratungsgesprächs und zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO; § 25 Abs. 1 TDDDG): Das Terminbuchungs-Widget von Calendly wird erst geladen, wenn Sie es aktiv aufrufen; damit willigen Sie in den damit verbundenen Zugriff auf Ihr Endgerät und die Datenübermittlung an Calendly ein. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Server-Zugriffsdaten verarbeiten wir zur Sicherstellung eines störungsfreien und sicheren Betriebs der Website.

Erhebung von Nutzungsdaten (Server-Logfiles)

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch durch den Webserver folgende Daten erfasst und in Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Seite
• Übertragene Datenmenge
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem des Nutzers
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website und zur Verbesserung unseres Angebots. Die Server-Logfiles werden spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine weitergehende Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist.

Cookies und lokale Speicherung

Unsere Website setzt selbst keine Cookies ein und verwendet keine Tracking-, Werbe- oder Analysedienste.

Erst wenn Sie das Terminbuchungs-Widget von Calendly aktiv aufrufen, setzt Calendly technisch erforderliche eigene Cookies. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihren Aufruf des Widgets werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Calendly übermittelt.

Für etwaige technisch zwingend notwendige Speicher- und Auslesevorgänge auf Ihrem Endgerät gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Datenverarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bereitstellung einer funktionsfähigen Website).

Informationspflicht und Transparenz (Art. 13, 14 & 22 DSGVO)

Wir informieren Sie transparent über die eingesetzten Dienstleister:

Terminbuchung (Calendly): Für die Vereinbarung von Beratungsterminen nutzen wir den Dienst der Calendly LLC (USA). Das Widget wird erst nach Ihrem aktiven Aufruf geladen; die von Ihnen eingegebenen Buchungsdaten verarbeitet Calendly in unserem Auftrag. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO); Calendly ist unter dem DPF zertifiziert. Ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Hosting & Infrastruktur der Softwarelösung (Auftragsverarbeiter)

Für den Betrieb unserer Software „AutoAZAV“nutzen wir technische Dienstleister für Hosting, Datenbanken und Dokumentenverarbeitung. Mit allen besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

1. Scaleway SAS (Paris, Frankreich): Betrieb der gesamten Anwendungsinfrastruktur -- Hosting der Anwendung (Serverless Containers), verwaltete PostgreSQL-Datenbank, Objektspeicher für Dokumente, Auslieferung und TLS-Terminierung (Edge Services), Monitoring, Versand transaktionaler E-Mails sowie die KI-Systeme nach Anlage 1 § 9 -- Dokumentenextraktion, Texterkennung, Transkription und Textentwürfe (Generative APIs). Verarbeitungsort: Region Paris (fr-par) -- Rechenzentren DC2 und DC3 in Vitry-sur-Seine, DC5 in Saint-Ouen-l’Aumône und DC4 in Paris, Frankreich; die KI-Modelle werden in einem Rechenzentrum in Paris betrieben. Transfergrundlage: keine Drittlandübermittlung; der Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) von Scaleway ist Vertragsbestandteil; Scaleway ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Für die Generative APIs gilt nach den Zusicherungen von Scaleway Zero Data Retention: Ein- und Ausgaben werden nicht gespeichert, nicht gelesen und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Automatisierte Entscheidungsfindung: Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling gemäß Art. 22 DSGVO statt.

Eingesetzte Drittanbieter und Zahlungsabwicklung

Wir setzen folgende Drittanbieter zur Erbringung unseres Dienstes ein:

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO (AVV). Rechtsgrundlage der Terminbuchung über Calendly ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme); für das Laden des Widgets Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG).

Datenübermittlung in Drittstaaten (Art. 44 ff. DSGVO)

Soweit nachfolgend nichts anderes angegeben ist, werden Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Die Serverstandorte unserer Infrastruktur:

• Scaleway (Hosting, Datenbank, Dateispeicher, E-Mail-Versand): Region fr-par -- Rechenzentren in Vitry-sur-Seine, Saint-Ouen-l’Aumône und Paris, Frankreich
• Scaleway Generative APIs (KI-Dokumentenverarbeitung): Rechenzentrum in Paris, Frankreich; Zero Data Retention

Die Website auto-azav.de selbst wird als statische Seite über das Content-Delivery-Netzwerk von Scaleway (Edge Services) ausgeliefert; die dabei anfallenden technisch notwendigen Zugriffsdaten (z. B. IP-Adressen) werden innerhalb der EU verarbeitet. Bei Nutzung der Terminbuchung werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Terminwunsch) durch Calendly LLC (USA) verarbeitet.

Die Übermittlung von Terminbuchungsdaten an die Calendly LLC (USA) stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO); Calendly ist unter dem DPF zertifiziert. Ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Scaleway SAS ist ein Unternehmen mit Sitz in Frankreich; sämtliche von Scaleway für die von uns genutzten Dienste veröffentlichten Unterauftragnehmer verarbeiten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union, Betreiber der Rechenzentren der Region Paris ist die OpCore (Frankreich). Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten findet bei Scaleway nicht statt.

Weder die Admination UG noch die Scaleway SAS noch die OpCore unterliegen der Gerichtsbarkeit der Vereinigten Staaten von Amerika. Der US CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713), der US-Behörden den Zugriff auf Daten bei Anbietern unter US-Gerichtsbarkeit auch außerhalb der USA erlaubt, findet auf die Verarbeitung Ihrer Daten in unserer Anwendung daher keine Anwendung. Herausgabeverlangen von Behörden oder Gerichten aus Drittstaaten befolgen wir ausschließlich auf Grundlage einer internationalen Übereinkunft im Sinne des Art. 48 DSGVO.

Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Terminbuchungsdaten (Calendly): Löschung nach Abschluss der Beratung, spätestens 6 Monate nach dem Termin, sofern kein Vertragsverhältnis zustande kommt.
• Kontaktanfragen per E-Mail: Löschung nach abschließender Bearbeitung, spätestens nach 12 Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten: Aufbewahrung gemäß den handels- und steuerrechtlichen Pflichten (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Server-Logfiles: Automatische Löschung spätestens nach 30 Tagen.

Betroffenenrechte (Art. 15-21 & 77 DSGVO)

Information und Auskunft (Art. 15): Sie haben das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Berichtigung (Art. 16): Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

Löschung (Art. 17): Sie haben das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), wenn die Daten nicht mehr notwendig sind oder die Einwilligung widerrufen wird.

Einschränkung (Art. 18): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten (per Email oder Post).

Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruch (Art. 21): Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen, sofern diese auf berechtigten Interessen beruht.

Beschwerderecht (Art. 77): Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen, Arndtstraße 1, 27570 Bremerhaven, E-Mail: office@datenschutz.bremen.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts wenden.

Datenschutz durch Technikgestaltung (Art. 24, 25 & 32 DSGVO)

Die Admination UG setzt umfassende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO ein. Hierzu gehören insbesondere:

• Privacy by Design: Keine Tracking-, Werbe- oder Analysedienste von Drittanbietern in der Anwendung. Dokumente werden ausschließlich zur auftragsgegenständlichen Verarbeitung an den KI-Dienst des Cloud-Anbieters (Scaleway Generative APIs, Paris) übermittelt; nach den Zusicherungen des Anbieters werden Ein- und Ausgaben nicht gespeichert, nicht gelesen und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet (Zero Data Retention).
• Verschlüsselung: TLS 1.2/1.3 für alle Datenübertragungen, AES-256 für ruhende Daten im Dateispeicher; produktive Datenbank nur über ein privates Netzwerk erreichbar.
• Mandantentrennung: Strikte Datenisolierung durch PostgreSQL Row Level Security (RLS) auf Datenbankebene; Dokumentzugriff ausschließlich über die Anwendung nach Berechtigungsprüfung.
• Zugangssicherheit: Anmeldung ausschließlich mit der dienstlichen E-Mail-Adresse beim jeweiligen Bildungsträger, kein Identitätsanbieter außerhalb der EU; Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle administrativen Zugänge.
• KI-Verordnung: Die Admination UG ist Anbieterin der in der Anwendung eingesetzten KI-Systeme (Art. 3 Nr. 3 Verordnung (EU) 2024/1689); sie dienen ausschließlich der Dokumentation (Extraktion, Texterkennung, Transkription, Textentwürfe), sind keine Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III, jede Ausgabe wird von einer Fachkraft geprüft, es finden keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall (Art. 22 DSGVO) statt und Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Kein US CLOUD Act: Kein an der Verarbeitung beteiligtes Unternehmen unterliegt der Gerichtsbarkeit der Vereinigten Staaten; die Herausgabepflicht nach 18 U.S.C. § 2713 (CLOUD Act) trifft keine Stelle im Datenpfad der Anwendung.
• Least Privilege: Eingeschränkte Datenbankrolle für die Anwendung, getrennte Administratorrolle für Migrationen; getrennte Staging- und Produktionsumgebungen als eigene Cloud-Projekte; Schema- und Zugriffsregeln versioniert als Code mit automatisierter CI-Prüfung.
• Backups: Tägliche automatisierte Backups der produktiven Datenbank (30 Tage Aufbewahrung, EU-Region); versionierter Dateispeicher.

Die vollständige Dokumentation der TOM ist in der Anlage 2 zum Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) enthalten.

Meldung von Verletzungen (Art. 33 DSGVO)

Wir überwachen unsere Systeme mittels Sicherheits-Logs. Im Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten („Data Breach“) erfolgt die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden (Art. 33 DSGVO); betroffene Personen werden bei hohem Risiko unverzüglich informiert (Art. 34 DSGVO).

Änderungen dieser Datenschutzerklärung & Mindestalter

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen, neue Funktionalitäten oder geänderte Datenverarbeitungsprozesse anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter der Adresse auto-azav.de/datenschutz abrufbar.

Wesentliche Änderungen werden den registrierten Nutzern per E-Mail mitgeteilt. Das Datum der letzten Aktualisierung ist am Anfang dieser Datenschutzerklärung vermerkt.

Mindestalter: Unser Dienst richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Sollten wir Kenntnis davon erlangen, dass personenbezogene Daten eines Kindes unter 16 Jahren ohne nachweisliche Einwilligung eines Erziehungsberechtigten erhoben wurden, werden wir diese Daten unverzüglich löschen.

Verantwortliche Stelle

Admination UG (haftungsbeschränkt)
Richard-Wagner-Str. 21
28209 Bremen
Deutschland
E-Mail: founders@admination.de